10 قدم تا مذاکره موفق

0 47

اکثر ما هر روز بدون آنکه بدانیم مذاکره می‌کنیم، با این حال واژه مذاکره برخی افراد را نگران می‌کند. آنها خود را در نمایشگاه اتومبیل مشغول خرید و چانه زنی تصور می‌کنند. اما در ۹/۹۹ درصد موارد، مذاکره صرفا صحبت‌کردن با فردی دیگر درباره راه‌حلی است که به نفع هر دو طرف است. ما چه مشغول مذاکره با کودک دو ساله خود باشیم و چه طرف صحبت ما بزرگ‌ترین مشتری‌تان باشد، اصول حاکم بر مذاکره فرقی نمی‌کند.

در اینجا قصد دارم 10 توصیه از متخصصان مذاکره را به شما معرفی کنیم. با به کار بستن آنها با احتمال بیشتری مذاکره‌ی موفقی خواهید داشت.

همیشه برای مذاکره از قبل آماده باشید

این مهمترین قانونی است که شما باید بدون توجه به نوع مذاکره‌ای که قرار است انجام دهید از آن پیروی کنید. این کار شاید زمان زیادی ببرد، پس سعی کنید تا جایی که می‌توانید اطلاعات مرتبط بیشتری پیدا کنید. این هم یک برنامه گام به گام ساده برای این کار:

مهم نیست که تنها به مذاکره می‌روید یا به همراه تیمی از همکاران، شما باید تیمی از متخصصان در حوزه‌های مختلف تشکیل دهید تا آنچه برای مذاکره موفق نیاز دارید را کسب کنید. برای مسائل پیچیده، این کار ممکن است به کل شعبه یا اداره نیاز داشته باشد. بعد باید وظایف مشخصی به هر کدام از افراد تیم‌تان واگذار کنید.

کاری کنید که هر کدام از اعضای تیم‌تان روی موضوعات مشخص و محدودی کار کنند. هر چه موضوعاتی بیشتری را پوشش بدهید و تحقیقات کاملی انجام دهید، اطلاعات ارزشمند بیشتری هم بدست خواهید آورد.

برای مذاکره دستور جلسه درست کنید و به موضوعات پیچیده در چند جلسه بپردازید

تمام مسائلی که باید دور میز مذاکره بر سر آنها بحث شود را بنویسید. همه نکات ساده و مشابه را می‌توان در یک پاراگراف کوتاه جمع کرد، امّا مسائل پیچیده را می‌توان به بخش‌های مختلف تقسیم کرد. حالا شما یک دستور جلسه دارید. اگر بیش از 3 یا 5 موضوع دارید، پس احتمالاً موثرتر خواهید دید که به آنها در چند جلسه بپردازید. و ارسال دستور جلسه به دیگر افراد حاضر در مذاکره را فراموش نکرده و آنها را دعوت کنید تا ایده‌هایشان را برای کمک به بهتر شدن دستور جلسه ارسال کنند.

به خاطر داشته باشید: مذاکره قبل از اینکه حتی دور میز بنشینید شروع می‌شود

عمل چانه‌زنی همان لحظه‌ای که افراد دیگر متوجه می‌شوند که مذاکره قرار است برگزار شود شروع می‌شود. از همان لحظه به بعد، همه طرف‌هایی که در این فرآیند درگیر هستند باید شروع به آماده‌سازی و سازماندهی مذاکره کنند.

سازماندهی کردن مذاکره شما را در وضعیت قدرتمندی قرار می‌دهد

اگر فرصتی برای سازماندهی کردن فرآیند مذاکره داشتید، شانس این هست که تغییرات کمتری اعمال شود، امّا از این امکان برای ناراحت کردن طرف مقابل استفاده نکنید. اگر اولین جلسه مذاکره در دفتر شما انجام شده، پس بهتر است جلسه دوم در دفتر طرف مقابل برگزار شود. و به خاطر داشته باشید که بهترین رویکرد شاید این باشد که در یک محل بی‌طرف جلسه مذاکره را برگزار کنید.

بفهمید تصمیم نهایی به عهده‌ی چه کسی است

قبل از شروع مذاکره، همیشه بررسی کنید آیا طرف مقابل شما قدرت واقعی برای تصمیم‌گیری را دارد یا نه. به عبارت دیگر، شما باید تنها با کسانی مذاکره کنید که نه تنها در قبال بحث بر سر موضوعات دستور جلسه قدرت دارند، بلکه در قبال اجرای آنها هم قدرت لازم را دارند. و بفهمید آیا تصمیم‌گیرندگان واقعی کسانی هستند که شما ملاقات خواهید کرد.

هرگز فرآینده مذاکره را یکنفره به عهده نگیرید

همه ما در فیلم‌ها دیده‌ایم که چطور رئسا مذاکره را در اختیار می‌گیرند و در نهایت با استفاده از چند ترفند با موفقیت از آن خارج می‌شوند. لطفاً هرگز چنین کاری نکنید! این روشی که بتوانید بهترین راه‌حل‌ها را برای تمام طرف‌های درگیر کسب کنید نیست. اگر قرار است ترفند بزنید، حداقل سعی کنید خیلی کم از آن استفاده کنید.

سبک‌های مذاکره را با هم ترکیب کنید

پنج سبک مذاکره براساس تئوری “برد-باخت” وجود دارد.

سبک “اجتناب کننده” یعنی همه بازنده هستند.

سبک “رقابت کننده” باعث می‌شود شما برنده و طرف‌های دیگر بازنده باشند.

سبک “انطباقی” باعث می‌شود دیگران برنده و شما بازنده باشید.

سبک “سازش کردن” باعث می‌شود همه چیزی را از دست داده و چیزی بدست آورند.

سبک “همکاری” حداقل یک راه‌حل مطلوب برای همه به ارمغان می‌آورد و هیچ کس بازنده نمی‌شود.

گاهی اوقات بهتر است در مسائلی که برای شما مهم نیستند امّا برای طرف‌های دیگر بسیار مهم هستند از سبک انطباقی استفاده کنید تا روابط موثرتری ایجاد شود.

روی علایق تمرکز کنید، نه مواضع طرف مقابل

در مذاکرات اول از همه پیشنهادات را خواهید شنید، اینها همان مواضع هستند. زمان زیادی را روی آنها سپری نکنید، در عوض سعی کنید بفهیمد طرف مقابل شما واقعاً به چه چیزی علاقمند است. برای انجام این کار باید بدانید طرف مقال چرا چنین پیشنهاداتی داده. بهترین ابزار پرسیدن سوالات مرتبط و استفاده از اطلاعاتی است که در حین آماده‌سازی برای مذاکره کسب کرده‌اید خواهد بود.

به زبان بدن‌ها توجه کنید

به زبان بدنی که طرف مقابل‌تان استفاده می‌کند توجه کرده و مواظب زبان بدن خودتان هم باشید. ارتباطات غیرکلامی یکی از بزرگترین بخش‌های فرآیند‌های برقراری ارتباط است. مغز ما قادر است زبان بدن، زیر و بمی صدا، ژست‌ها و دیگر علائم غیرکلامی ناخودآگاه را خوانده و درک کند. امّا اگر بدانید چطور این علائم را خوانده و چطور حالت و ژست درستی بگیرید که متقاعدکننده‌تر به نظر بیایید، موثرتر خواهد بود.

چطور با بن‌بست‌ها روبرو شویم

در هر مذاکره‌ای حداقل یک بار بن‌بست رخ می‌دهد و گاهی اوقات هم بیش از یک بن‌بست وجود خواهد داشت. از آن نترسیده و وقتی بن‌بستی رخ داد، خودتان یا دیگران را سرزنش نکنید. یک راه ساده برای روبرو شدن با بن‌بست پرداختن به مسئله بعدی که در دستور جلسه موجود است و پرداختن به مسائل پیچیده‌تر در مراحل بعدی است. هر جایی که با مانع روبرو شدید این حرکت را تکرار کنید و بعداً در جلسه‌ی دیگری به آن برگردید یا زمانی را برای فکر کردن در مورد آن اختصاص داده و به دستور جلسه‌ی بعدی‌تان اضافه‌اش کنید.

شما مجبور نیستید فوراً جواب مثبت یا منفی بدهید! زمانی را برای فکر کردن اختصاص بدهید.

پس اگر این مراحل ساده را تا به حال پیگیری کرده باشید و به نقطه‌ی نهایی و امضای توافق‌نامه رسیده باشید…خب، به شما خواهیم گفت که این نقطه‌ی پایان نیست. حتی اگر توافق واضح و مشخصی داشتید، حتماً آن را گرفته و به دقت مطالعه کنید. همچنین باید روی ضمانت‌های اجرایی هم توافق کنید یا “اگر هر مورد از توافق اجرا نشود چه اتفاقی خواهد افتاد”. و وقتی به درک مشترکی در مورد ضمانت‌های اجرایی رسیده و توافق کردید، قبل از اینکه امضا کنید آن را به دقت مطالعه کنید.

ارسال یک پاسخ

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.